Отделы государственных закупок сталкиваются с множеством проблем, когда речь идет об улучшении процессов заключения контрактов и обеспечении бесперебойной реализации инициатив по закупкам. Прозрачность, подотчетность и эффективность представляют собой некоторые из основных проблем организаций-покупателей; в то время как надежные руководящие принципы закупок могут эффективно решить некоторые из этих проблем, остается пробел, когда речь идет о тех закупках, которые не достигают порога закупающей организации для конкурентных закупок. Если Вас интересует многофункциональная система поиска государственных и коммерческих закупок или тендеров Казахстана, то переходите на сайт https://tenderbot.kz/
Например, если организация-закупщик требует только, чтобы контракты на сумму более 100 000 долларов были выставлены на публичный конкурс, то все другие закупки на сумму ниже этой суммы, по существу, будут находиться «в поле зрения» с точки зрения прозрачности и подотчетности. Эти «невидимые» закупки могут представлять собой наиболее сложные области, требующие решения, когда речь идет об улучшении процесса заключения договоров в организации.
Именно здесь Управление контрактами может улучшить общий процесс заключения контрактов для организаций-покупателей. Упрощая аудит, отслеживание и доступность каждого контракта для заинтересованных сторон, покупатели могут, наконец, сделать небольшие покупки подотчетными, не внося серьезных изменений в существующие процессы.
Как работает управление контрактами
Каждое агентство государственных закупок имеет правила и процедуры, которые необходимо соблюдать при закупке товаров или услуг у поставщиков. Как правило, каждая организация требует, чтобы любая покупка на сумму выше определенного порогового значения в долларах, например, 50 000 долларов, была выставлена на публичные торги, чтобы обеспечить конкуренцию и прозрачность в процессе закупок. В организациях, которые не используют решение для управления контрактами, все без исключения закупки, стоимость которых ниже этого порога, будут просто заключаться с поставщиком и не подлежат дальнейшему контролю. Именно здесь могут возникнуть и часто возникают сложности: некачественные поставщики могут продолжать получать контракты, несмотря на вопросы о качестве, и может укорениться фаворитизм, что приводит к получению меньшей ценности за потраченные деньги.
Управление контрактами помогает покупателям выявить «белые пятна», связанные с небольшими покупками, и вывести их на передний план, где они могут быть тщательно изучены, предоставляя покупателям возможность тонкой настройки своего процесса. В сочетании с другими модулями электронных закупок Управление контрактами помогает покупателям:
• Обзор покупок. Получите представление о каждом потраченном долларе и получите возможность сэкономить деньги, рассмотреть альтернативных поставщиков или объединить закупки по мере необходимости.
• Создавайте лучшие контракты. Создавайте контракты, используя динамические шаблоны, клонируйте существующие документы и многое другое.
• Управление, поиск и поиск документов. Храните неограниченное количество контрактов и легко находите то, что ищете.
• Интеграция рабочих процессов утверждения. Убедитесь, что заинтересованные стороны получают документы, когда они им нужны, и подписывайте срочные проекты.
• Наслаждайтесь неограниченным количеством пользователей. Убедитесь, что нужные люди имеют доступ к нужным документам в нужное время.
• Маркируйте решение по желанию. Решение для управления контрактами можно маркировать в соответствии с предпочтениями организации.
С увеличением числа закупочных организаций, получающих повышение эффективности и экономию средств за счет внедрения управления контрактами, становится ясно, что будущее закупок будет заключаться в том, что закупки ниже порога станут видимыми для менеджеров по закупкам и впоследствии доступными для просмотра.